Ekran Moje dokumenty umożliwia przegląd zapisanych w wersji roboczej lub wysłanych do urzędu dokumentów użytkownika. Podzielony jest na dwie sekcje: Kryteria wyszukiwania oraz Wyniki wyszukiwania.
Rysunek . Przegląd zapisanych formularzy i wysłanych dokumentów
Dostępne są następujące kryteria wyszukiwania dokumentów użytkownika:
•Nazwa i opis – pole tekstowe,
•Status – parametr wybierany z listy rozwijalnej, możliwe do wyboru wartości to: wersja robocza lub dokument wysłany,
•Data i godzina wysyłki od – data i godzina wybierana z kalendarza,
•Data i godzina wysyłki do – data i godzina wybierana z kalendarza.
Rozwijając domyślnie zwiniętą sekcję zaawansowanych kryteriów wyszukiwania użytkownik uzyskuje możliwość wprowadzenia dodatkowych parametrów wyszukiwania dokumentów:
•Jednostka organizacyjna - parametr wybierany z listy rozwijalnej,
•Sortuj po - parametr wybierany z listy rozwijalnej; dostępne są następujące opcje sortowania listy wyszukanych dokumentów: nazwa, opis, jednostka organizacyjna, status i godzina wysyłki – każda z opcji z możliwością wyboru kierunku sortowania,
Wymienione powyżej parametry wyszukiwania nie są obowiązkowe.
Po ewentualnym wprowadzeniu parametrów w kryteriach wyszukiwania należy wybrać przycisk [Wyszukaj] lub usunąć wprowadzone parametry wybierając przycisk [Wyczyść].
Rysunek . Kryteria wyszukiwania
Po wybraniu przycisku [Wyszukaj] w sekcji Wyniki wyszukiwania system prezentuje listę dokumentów wyszukanych zgodnie z wprowadzonymi parametrami, uporządkowaną zgodnie z wybranym kryterium. Dla wyszukanych dokumentów oprócz nazwy prezentowane są:
•numer dokumentu (jeżeli został nadany),
•status,
•data i godzina wysyłki w przypadku wysłanego dokumentu,
•jednostka organizacyjna, której dokument dotyczy.
Po rozwinięciu wiersza zawierającego podstawowe informacje dotyczące wybranego dokumentu system prezentuje dodatkowe szczegółowe informacje, takie jak:
•ostatnią datę i godzinę zapisu dokumentu,
•informację o tym, czy dokument podpisano elektronicznie,
•sposób i dane do komunikacji w sprawie dokumentu,
•informację o tym, czy zostały udostępnione dokumenty dla wybranego dokumentu,
•nazwy udostępnionych dokumentów wraz z możliwością ich pobrania,
•komórkę organizacyjną/stanowisko obsługujące dokument,
•nazwę pliku głównego dokumentu i ewentualnych załączników wraz z możliwością ich pobrania.
Rysunek . Szczegóły dokumentu
Ponadto po rozwinięciu wiersza dostępne są przyciski:
•[Szczegóły] - umożliwia podglądu dokumentu wraz z wprowadzonymi uprzednio danymi i przeglądu informacji o dokumencie zaprezentowanych łącznie w jednej sekcji,
•[Modyfikuj] – dostępny, jeżeli dokument ma status wersji roboczej,
•[Usuń] - dostępny, jeżeli dokument ma status wersji roboczej,
•[Potwierdzenie złożenia dokumentu] – dostępny, jeżeli status danego dokumentu wskazuje na to, że dokument został wysłany do urzędu; umożliwia pobranie pliku potwierdzenia.
•[Kopiuj do dokumentu] - dostępny, jeżeli status danego dokumentu wskazuje na to, że dokument został wysłany do urzędu; umożliwia utworzenie nowego dokumentu na podstawie wybranego dokumentu.
Dodatkowo, jeżeli w systemie istnieją sprawy powiązane z dokumentem, w szczegółach dokumentu prezentowana jest lista powiązanych spraw wraz z numerem technicznym, numerem urzędowym i statusem sprawy, o ile został nadany przez pracownika urzędu.